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怎样选购一款合适的考勤工资管理软件?

科技 luowke 501次浏览 0个评论

一、为什么要用HR软件

人力资源管理随着时代的发展将从传统HR管理转变为新的现代HR管理,从手工HR管理进入信息化HR管理阶段。让我们探讨一下,我们的企业为什么要使用HR软件呢?归纳起来,主要原因有以下几点:

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1、国际化要求人力资源管理信息化

进入21世纪,越来越多的中国企业走向世界,已经认识到HR管理信息系统的重要性,纷纷选购适合本企业特点的人力资源管理HRMS系统。只有采用先进的管理技术、信息技术和全面的HR系统,将企业运营与人力资源信息统一管理起来,才有可能实现“公平、公正、合理”原则,以人为本,吸引和聚集人才,做到“人尽其才,才尽其用”,最终达到降低人力成本、提高企业的创新能力和竞争能力。

2、HR软件提高了HR部门的工作效率,减少费用成本

如果没有HR软件,采取传统的手工算法,人事管理将把几乎全部的精力都要用于员工的考勤、档案和发放薪酬等事务处理,一套完善的适用的HR系统,将大大提高人力资源管理效率,灵活的报表生成功能和分析功能使得管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来,将精力放到更富有挑战性和创造性的分析、规划、员工激励和战略等工作中去。

3、HR软件共享信息资源,使高层管理者信息更及时,更准确,更透明化

企业在没有采用HRMS以前,管理人员无法及时、准确地获得他们所需的完整数据,往往依赖于HR部门人员采用手工方式从不同的文件、打印件或档案柜中查找相关的信息,汇总后提交。这往往会花费较长的时间,数据也可能出现矛盾,给管理工作带来许多不便和延误。在采用HRMS之后就能以它为工具,管理人员只要享有相应的权限就可以随时进入系统,直接获取所需的完备信息。这种整合的和集中的系统可以帮助管理者改进企业的管理,信息的透明性还可以规避HR管理中的某些弊端。

4、HR软件帮助公司统一和规范HR管理

某些企业的各子公司HR管理基础参差不齐,有的公司已初步实现HR管理信息化,开始建立科学的绩效考核体系和培训体系,有的公司HR管理却仅停留在招工,发工资等人事基本管理上,这些公司期望提升到更高层次的人力资源管理。建成企业HR管理的新一代基础软件平台,整合各分公司的HR系统,也借鉴其他公司的管理理念。

5、HR系统使人力资源部门转变为一个知识中心、服务中心、运营支持中心和决策辅助中心。

作为知识中心,它将创造一个良好的环境和氛围,使全体员工能在充分共享他人知识的同时也最大限度地贡献自己的知识,共同为企业创造最大价值;作为服务中心,它能为企业员工提供优良的咨询和服务,使他们创造出更多的附加价值;作为运营支持中心,它为企业的经营运作提供了充足的人力资源支持和运营所需的完整、透明的人事信息,并与企业其他系统集成,形成统一的的信息源;作为决策辅助中心,它为企业的战略决策提高了重要和丰富宝贵的人力资源数据,为管理者作出科学的决策提供了宝贵的参考资料。

二、目前的现状

许多公司购买电脑考勤系统时,只是考虑用来代替纸卡机,在打卡的速度上,以及公司形象上有所提高,有的公司更是没有目的,只是觉得,现在很多公司都用“刷卡”了,买一个回来“跟上时代的进步”。于是,就找上几家来对比一下价格,选一个价格便宜的就上马。安装下来后开始打卡,发现不像“想象中”的那么方便,计算出来的考勤结果以及薪资结果完全“牛头不对马嘴”,于是,告诉系统提供商修改软件,但是,改来改去,几个月、一年过去了,还是没什么改观,这个问题解决了,那个问题冒出来,好像有“永远”处理不完的问题。买家才觉得“当初”还不如不买这种“高科技”产品,害得自己比用纸卡还辛苦。实际上,买家这时候已经发现,人事考勤最大的问题是在软件方面。但是,当初购买时,主要是因为软件便宜(有些还给你“送”软件),才选择这家公司的产品。这时就上下两难了,是继续用“刷卡”呢?还是,换回打纸卡呢?所以成熟稳定、适应性强、灵活高效、具有高性价比的产品才是您的最佳选择。

三、怎样选择合适的系统

1、了解自身需求

企业首先要明白的是,我们的企业是否需要HR软件?为什么需要?企业现有的软、硬件条件和期望是什么。如果不清楚这些,企业的选择将是盲目和无效的。

如果你的企业只需要将一些纯事务性的工作简单化,如考勤、计算薪资,那么一个简单的模块即能满足需求。只有了解自身需求,明确目标的,供求双方才可以快速的达到目标。

如果企业希望规范HR部门的业务流程,提升整体人力资源管理的绩效,如招聘、业绩评估、培训、员工职业计划、离职、员工自助服务等,则一个完整的HR软件系统应是首选。如果企业有内部网,或者能与互联网连接,那么eHR是很好的方式。

如果企业有充足的预算可先找专业咨询公司为企业作诊断,由专业咨询机构对企业的人力资本构成现状及其期望效果预先进行分析,然后“对症下药”。

其实明确自身需求的同时,企业亦是对自己的人力资源管理作了一番梳理。对此,成功导入人力资源管理系统的弗雷通信人力资源管理项目联络人李小姐深有体会:“对一家企业来说,实施软件前一定要有指导思想,至于技术细节的东西可以请软件商给予解决,但企业实施的指导思想、远景目标应该是确定的。”

只有对自己的需求、条件、期望有充分了解,才是成功实施的良好开端。而且,一个项目若要获得管理层的支持,包括预算、人力、时间、权力等方面的具体支持,必须能够合理解释实施的成本和能够带来的效益。另一方面,企业的需求和目前状况可能差距甚远,当你明白自己的需求,对供应商来说他可以知道哪些能够做到,哪些不能做到,应该如何解决。而且没有一家供应商能够帮助企业解决其所有问题,如果有供应商对企业要求全部答应,说:“没有问题,这些我都可以做到。”请企业小心了。

2、 多方考察产品

软件是实现整个系统集成的关键所在。软件的选购主要从如下几点着手:

A、软件的数据库   B、软件的功能   C、软件所能提供的服务

软件的数据库:由于电脑考勤系统的数据量较大(相当于一个完整的MRPII系统的数据增长速度),出于运行的稳定性考虑,需采用大型的数据库系统。较为常用的是MSSQL。选用类似DBF、Paradox、InterBase、ACCESS等文件型或小型数据库并非明智之举。软件的功能:人事考勤薪资软件的功能初看起来比较简单,许多用户选择的时候不太容易识别。其实,人事考勤薪资软件除了具备人事考勤资料录入、离职管理、人事异动管理、班次定义、排班、请假登记、出差登记、停工待料登记、加班登记、补考勤登记、考勤查询、异常考勤查询,薪资项目定义、薪资公式定义、工资明细查询、工资汇总查询等基础功能外。更重要的是,看人事考勤薪资系统是否具备强大的自定义功能。由于每个企业的考勤、薪资的算法都具有很多的个性化,决定了一个好的人事考勤薪资系统必须具备强大的自定义功能,这些自定义功能主要表现在人事基础资料字段的自义、考勤明细公式和汇总公式的自定义、薪资公式的自定义、报表的自定义等。一套优秀的人事考勤薪资系统应该在这五个方面具有良好的自定义功能:

A.人事考勤基础资料字段的自定义功能:由于考勤、薪资的计算将用到人的一些信息,如英文程度、国别等等,每个企业的要求都有所不同,而且企业无法预见以后有什么变动。所以,在软件系统的人事字段上,要求有良好的自定义功能。如果缺少某个字段,应该可以有自定义的功能,这样可以适应人事管理的需求。

B.考勤明细公式的自定义功能:由于考勤的算法在每个企业都几乎不同,要做好一个考勤系统,考勤的算法自定义一定要用到。考勤明细公式的自定义是定义一天中考勤的算法,如迟到、早退、旷工、加班、请假等几十个考勤指标的算法定义。

C.考勤汇总公式的自定义功能:同样是计算考勤方面的指标。汇总公式的自定义是指统计一个月的考勤明细指标的汇总,具体的应该可以分部门或分组统计。

D.薪资公式的自定义功能:这个功能很多人都认识到其重要性,而且,几乎每一个具有薪资计算功能的软件都具备此功能。但是,在实际应用过程中,必须考虑此功能的灵活性。如果仅仅能做到“加”“减”“乘”“除”是不够的,必须考虑可以通过人事资料、考勤资料、薪资资料连成一体,进行有效的判断或提取数据才能有效完成此功能。如在人事处罚中做罚款记录,那么在工资中就可以自动扣除,不需要第二次录入。E.报表自定义功能:由考勤以及薪资自定义公式定义出来的字段以及计算结果,需要有效地反映出来,还必须用到自定义报表的功能。自定义报表的功能的作用还表现在企业的个性化报表。


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